Catering işletmesi büyürken: tek mutfaktan çok şubeye

Bir catering işletmesinin büyüdüğü genellikle öğün sayısından anlaşılır: yeni bir firma, ikinci bir mutfak, bir kurum yemekhanesi ihalesi. Ama işletmeyi asıl zorlayan şey artan porsiyon değildir. Tek mutfakta işletme sahibi her şeyi kendi gözüyle görür; hangi tencerede ne piştiğini, depoda ne kaldığını, hangi tedarikçinin geç geldiğini bilir. İkinci mutfakla birlikte bu bilgi dağılır. Sorunlar da tam burada başlar.

Bu yazı, tek mutfaktan birden çok mutfağa ya da şubeye geçen catering, tabldot ve toplu yemek işletmeleri için hazırlandı. Büyürken hangi işlerin ilk önce bozulduğunu, her biri için neyin standart hâle getirilmesi gerektiğini ve büyümeden önce yapılacakları adım adım anlatıyor.

Büyüme hangi noktada sistemi zorlar?

İşletmeler bu noktaya genellikle aynı işaretlerle gelir. Aşağıdakilerden ikisi ya da daha fazlası sizde de varsa, düzen artık kişilere değil sisteme dayanmalıdır:

• Aynı yemek iki mutfakta farklı gramajla çıkıyor ve müşteri farkı fark ediyor.
• Her mutfak kendi tedarikçisinden, kendi fiyatıyla alım yapıyor; toplu alımın pazarlık gücü kullanılmıyor.
• Ay sonu raporu, mutfaklardan gelen dosyaların birleştirilmesiyle günler sürüyor.
• Bir mutfağın kârlı mı zararlı mı olduğu ancak ay kapandıktan sonra anlaşılıyor.
• Gıda güvenliği kayıtları her mutfakta başka bir düzende tutuluyor; denetim öncesi toparlamak zaman alıyor.
• Bir fiyatı ya da reçeteyi kimin değiştirdiğini kimse bilmiyor.

Bunların hiçbiri tek başına büyük bir kriz değildir. Ama mutfak sayısı arttıkça her biri çarpılarak büyür.

1. Reçete standardı: aynı yemek her mutfakta aynı olmalı

Çok mutfaklı işletmede ilk kayıp genellikle gramajda yaşanır. Her aşçı yemeği kendi bildiği gibi yapar; biri biraz daha et koyar, öteki daha az. Müşteri tarafında bu "geçen hafta daha iyiydi" şikâyeti olarak döner. Maliyet tarafında ise kimsenin fark etmediği bir sızıntıdır.

Basit bir örnekle bakalım. Aşağıdaki rakamlar yalnızca hesabı göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir:

Aradaki 20 gramlık fark porsiyon başına 12 ₺ eder. Mutfak B günde 800 porsiyon çıkarıyorsa, yalnızca bu yemekte günde 9.600 ₺ fazladan et kullanılmış olur. Menüde bu yemek ayda dört kez varsa fark kısa sürede ciddi bir tutara ulaşır.

Çözüm, tek bir ana reçete tutmaktır. Reçete merkezde tanımlanır; malzeme, gramaj, verim ve fire oranıyla birlikte. Mutfaklar bu reçeteyi kullanır, kendi kopyalarını üretmez. Reçetede değişiklik gerektiğinde bu da merkezden yapılır ve bütün mutfaklara aynı anda yansır.

Reçete standardını korumanın üç pratik kuralı vardır:

1. Gramaj porsiyon başına yazılır, "bir kepçe" ya da "göz kararı" değil.
2. Verim ve fire reçetenin içindedir. Çiğ 1 kilogram etten pişince kaç gram kaldığını bilmeyen reçete, gerçek maliyeti hesaplayamaz.
3. Mutfakta tartı ve servis ölçüsü sabittir. Aynı yemek her mutfakta aynı kepçeyle servis edilir.

Porsiyon maliyetinin adım adım nasıl hesaplandığını porsiyon maliyeti hesaplama sayfasında örnekle anlattık.

2. Satın alma: mutfak ister, merkez onaylar

Tek mutfakta satın alma işletme sahibinin telefonundan yürür. Mutfak sayısı arttığında bu düzen iki soruna yol açar: her mutfak farklı fiyattan alır ve kimse toplam alımı göremez.

Büyüyen işletmede doğru akış şöyledir:

• Mutfak, ihtiyacını talep olarak yazar: hangi ürün, ne kadar, hangi tarihte.
• Talep merkezde onaylanır. Merkez gerekirse miktarı düzeltir ya da talepleri birleştirir.
• Sipariş tedarikçi bazında verilir; her tedarikçi kendi listesini alır.
• Gelen mal, mutfakta irsaliyesiyle kabul edilir ve stoğa öyle girer.
• Tedarikçi ödemesi merkezden yapılır; hangi mutfağın alımı olduğu kayıtta kalır.

Bu akışın asıl faydası pazarlık gücüdür. Beş mutfağın ayrı ayrı aldığı pirinci tek tedarikçiden toplu almak, ancak toplam ihtiyaç tek ekranda görüldüğünde mümkündür.

3. Stok ve maliyeti mutfak bazında görmek

Birden çok mutfak ya da depo olduğunda stok sorusu değişir. Artık soru "depoda ne var" değil, "hangi depoda ne var ve hangi mutfak ne tüketti"dir.

Burada en sık yapılan hata, depolar arası transferi tüketim saymaktır. Ana depodan mutfağa 200 kilogram un gönderildiğinde un tüketilmemiştir; yalnızca yer değiştirmiştir. Transferi çıkış olarak kaydeden bir düzen, ana deponun maliyetini şişirir, mutfağınkini düşük gösterir. Aynı şekilde bozulan ya da atılan ürün (zayiat) gerçek tüketimden ayrı tutulmalıdır; aksi hâlde fire, porsiyon maliyetinin içinde kaybolur.

Mutfak bazında stok tutarken şunlara dikkat edin:

• Her mutfağın ve deponun kendi stok kartı olsun; tek bir ortak liste değil.
• Transfer, tüketim ve zayiat ayrı hareket türleri olarak kaydedilsin.
• Stok, alış sırasına göre maliyetlendirilsin (FIFO); son kullanma tarihi yakın olan önce çıksın.
• Sayım her mutfakta aynı günde ve aynı düzende yapılsın; sayım farkı sessizce düzeltilmesin, ayrı kayıt olarak görülsün.

4. Şubeleri karşılaştırmak: hangi rakamlar yan yana konmalı?

Çok şubeli işletmede en değerli rapor karşılaştırmadır. Ama yanlış rakam yan yana konursa yanlış sonuca varılır. En yaygın hata yalnızca ciroya bakmaktır: en çok ciro yapan mutfak, en kârlı mutfak olmayabilir.

Şubeleri karşılaştırırken şu rakamların birlikte görülmesi gerekir:

Bu rakamlar ay sonunda değil, ay içinde görülmelidir. Gıda maliyeti oranı bir mutfakta diğerlerinden belirgin biçimde yüksekse, sebebi gramaj, fire ya da sayım farkı olabilir; ama bunu ayın ortasında görmek, ay bittikten sonra görmekten çok daha ucuzdur.

5. Gıda güvenliği kayıtları her mutfakta aynı düzende

Her mutfak kendi gıda güvenliği kayıtlarını tutmak zorundadır: soğuk oda ve dolap sıcaklıkları, pişirme ve sıcak servis sıcaklıkları, temizlik kayıtları, şahit numune, mal kabul kontrolleri. Büyüyen işletmede sorun kayıtların tutulmaması değil, her mutfakta başka bir formda tutulmasıdır.

Ortak bir düzen kurmak için:

• Kontrol noktaları ve sınır değerleri merkezde tanımlanır, bütün mutfaklar aynı listeyi kullanır.
• Sapma olduğunda yapılan düzeltici faaliyet de kayda geçer: ne oldu, ne yapıldı, kim yaptı.
• Merkez, hangi mutfağın kayıtlarını eksik bıraktığını günü gününe görür.

Ayrıntılar işletmenin türüne ve ilgili mevzuata göre değişir; kendi gıda güvenliği danışmanınızla birlikte netleştirmeniz gerekir. Kayıt düzeninin yazılımda nasıl tutulabileceğini HACCP takip yazılımı sayfasında anlattık.

6. Yetki: kim neyi görür, kim neyi değiştirir?

Tek mutfakta herkes her şeyi görebilir; birkaç kişilik ekipte bu sorun olmaz. Ama mutfak sayısı ve kullanıcı sayısı arttıkça yetki konusu önem kazanır:

• Mutfak sorumlusu kendi mutfağının üretimini, stoğunu ve kayıtlarını görür; diğer mutfakları görmesi gerekmez.
• Aşçı reçeteyi ve gramajı görmelidir, ama maliyet ve satış fiyatını görmesi şart değildir.
• Depo sorumlusu ihtiyaç listesini görür, tutarları görmeyebilir.
• Merkez bütün mutfakları okur ve karşılaştırır; reçete ve fiyat değişikliklerini yapan da odur.

Yetki düzeni güvenlik için olduğu kadar düzen için de gereklidir. Herkesin her şeyi değiştirebildiği bir sistemde reçete standardı uzun süre korunamaz.

Büyümeden önce yapılacaklar: kısa kontrol listesi

İkinci mutfağı açmadan ya da yeni bir büyük müşteriyi almadan önce şu listeyi gözden geçirin:

1. Menüdeki her yemeğin gramajı, verimi ve firesi yazılı bir reçetede mi?
2. Reçeteyi değiştirme yetkisi kimde, değişiklik bütün mutfaklara nasıl ulaşıyor?
3. Satın alma talepleri kimden çıkıyor, kim onaylıyor?
4. Her mutfağın ve deponun stoğu ayrı mı tutuluyor; transfer ve zayiat ayrı kaydediliyor mu?
5. Mutfakları ciro, gıda maliyeti oranı ve porsiyon maliyetiyle ay içinde karşılaştırabiliyor musunuz?
6. Gıda güvenliği kayıtları her mutfakta aynı listeyle mi tutuluyor?
7. Hangi kullanıcının neyi görebileceği ve değiştirebileceği belli mi?

Bu soruların çoğuna "henüz değil" cevabı veriyorsanız, büyümeden önce düzeni kurmak, büyüdükten sonra toparlamaktan çok daha kolaydır. Yazılım seçerken nelere bakılacağını catering yazılımı seçerken sorulması gereken 10 soru yazısında topladık.

CateringKolay bu süreçte ne yapar?

CateringKolay, tek mutfaklı işletmeden birden çok şubesi olan gruba kadar aynı panelde çalışır. Çok şubeli işletmeler için merkez paneli, şubeleri ciro, maliyet, marj, stok değeri ve tedarikçi borcuyla tek tabloda karşılaştırır; merkezden ilgili şubenin ekranına geçilerek işlemler yerinde incelenir. Referans şubenin menü ve reçeteleri diğer şubelere aktarılır, şube talepleri merkezden onaylanır ve tedarikçi ödemeleri merkezi olarak yürütülür. Depolar arası transfer tüketim sayılmaz, zayiat ayrı tutulur; yetkiler buton seviyesine kadar tanımlanır. Ayrıntılar için çok şubeli catering yönetimi ve yemek üretim programı sayfalarına bakabilirsiniz.