Kurulumdan ilk rapora, beş adım

Excel ve el defterindeki verileri taşıma

Mevcut listelerin satır satır yeniden yazılması gerekmez. Depo listesi, stok kalemleri, açılış stok girişi, tedarikçiler ve personel kayıtları Excel dosyasından toplu olarak aktarılır. İlk aktarım kurulum sırasında yapılır; sonraki aktarımlar panel üzerinden yürütülür. Akış hepsinde aynıdır: ekrandan şablon indirilir, liste şablonun sütunlarına yerleştirilir ve dosya yüklenir. Stok kalemi şablonunun ikinci sayfasında geçerli değerler listelenir; tanımlı depo adları, birimler ve KDV oranları burada görülür.

Dosya yüklendiğinde satırlar üçe ayrılır: doğrudan aktarılacaklar, eşleştirilmesi gerekenler ve hatalı olanlar. Depo adı hatalı yazılmışsa sistem en yakın kaydı önerir ve onayla geçilir. Listede bulunmayan bir ürün varsa deposu ve birimi seçilerek aynı ekrandan oluşturulur. Hatalı satırlar dosyanın tamamını iptal etmez: geçerli ve eşleştirilen satırlar aktarılır, kalan satırlar için dosya düzeltilip yeniden yüklenir.

Açılış stoğu farklı çalışır. Şablon boş gelmez; sistemdeki ürünler depo sırasıyla önceden yazılıdır ve yalnız giriş yapılacak satırların miktarı doldurulur. Satırlar doğrudan kaydedilmez, toplu stok girişi ekranına taslak olarak düşer. Tedarikçi seçildikten ve miktarlar ile fiyatlar kontrol edildikten sonra kayıt tamamlanır. Böylece hatalı hazırlanmış bir dosya depo bakiyesini tek işlemde bozamaz. Reçete ve menü için Excel aktarımı bulunmaz; bu kayıtlar hazır kütüphaneden gelir.

Reçete ve menünün sıfırdan yazılmadan kurulması

Yeni bir hesapta en uzun süren iş reçete girişidir. Bu nedenle Türk mutfağının 500'den fazla klasik tarifi kategorilere ayrılmış halde hazır bulunur. Seçilen tarifler topluca işletmenin sistemine aktarılır.

Aktarım doğrudan kopyalama değildir. Araya bir eşleme adımı girer; reçetedeki her malzeme işletmenin stok kalemiyle bağlanır, karşılığı bulunmayan malzemeler seçilen depoda yeni kalem olarak açılır. Kütüphaneden gelen reçeteler bir kişilik kurulur; porsiyon farklıysa kişi sayısı ve gramajlar düzenlenir. Kütüphane bir başlangıç noktasıdır, işletmenin kendi reçetelerinin yerine geçmez.

Reçeteler tanımlandıktan sonra menü sistem tarafından kurulabilir. Öğün, kaç günlük olacağı, ay ve yıl ile hangi kategoriden günde kaç çeşit çıkacağı seçilir; örneğin çorba bir, ana yemek iki, pilav bir. Sistem her kategorinin reçete havuzunu sırayla dolaşır ve aynı güne aynı yemeği iki kez koymaz; reçetesi eksik kalan kategoriler bildirilir. Ardından menü ekranındaki toplu atama ile o menüyü alan firma öğünleri tek listede işaretlenir, firma kartları tek tek açılmaz.

İlk hafta nasıl ilerliyor?

Modüllerin tamamının aynı anda açılması gerekmez. En kısa çalışan kurulum firma, fiyat ve günlük yemek girişinden oluşur; stok, kasa ve kalite tarafı sonradan eklenir.

Stok tarafında bir noktanın baştan bilinmesi gerekir: menüdeki gıda malzemeleri kendiliğinden depodan düşmez. Üretim planından gelen ihtiyaç, stok çıkış ekranına taslak satır olarak aktarılır ve kontrol edilip kaydedildiğinde çıkış işlenir. Otomatik düşen kalemler yalnızca kap, kapak ve kaşık gibi sarf malzemeler ile yoğurt, su ve ekmek gibi ekstralardır. Bu tercih bilinçlidir; mutfaktan gerçekte ne çıktığı onaylanmadan stok bakiyesi değişmez.

Kim hangi ekranı kullanır?

Her kullanıcının her ekranı görmesi gerekmez. On hazır rol sunulur. Yetkiler modül ve işlem (görüntüle, ekle, düzenle, sil) kırılımında ayarlanır; ayrıca tutarları görme ve dışa aktarma için iki ayrı yetki bulunur. Aşağıdaki dağılım tipik bir mutfağın günlük düzenini gösterir.

Ekipler sistemi ne kadar sürede öğreniyor?

Panele giren kişi yalnız kendi işini görür; bu nedenle öğrenilmesi gereken şey sistemin tamamı değil, iki üç ekrandır. Mutfakta ve sahada çalışanlar için indirilecek bir uygulama bulunmaz. Yoklama, teslimat ve günlük yemek girişi doğrudan telefon tarayıcısında açılır.

Hatalı girişler geri alınabilir. Yemek adedi düzeltildiğinde ciro, maliyet ve otomatik stok çıkışları o günün fiyatlarıyla yeniden hesaplanır. Yanlış kaydedilmiş bir irsaliye düzenlendiğinde eski stok hareketleri geri alınır ve yenisi yazılır, depo bakiyesi bozulmaz. O irsaliyeyle giren mal tüketilmişse düzenleme kapanır; düzeltme ayrı bir hareketle yapılır. Önemli değişiklikler kullanıcı bilgisiyle işlem geçmişine kaydedilir, yani bir hata sessizce kaybolmaz.