Sık sorulan sorular

Aynı sistem, dört ayrı ürün adıyla sunulur. CateringKolay catering şirketleri için, DavetKolay düğün, nişan ve kurumsal etkinlik yapan organizasyon şirketleri için, MasrafKolay kendi yemekhanesini işleten fabrika, hastane, okul ve şantiyeler için, MerkezKolay ise birden çok şubesi olan catering grupları için hazırlanmıştır. Hesap açılışında işletmenin türü belirlenir ve panelde o türe uygun ekranlar gelir.

Fiyat, kullanılan ürüne ve hesapta açık olan modüllere göre belirlenir. Çok şubeli yapılarda şube sayısı da hesaba katılır. Sitede sabit bir liste yayımlanmaz; ihtiyaç tanıtım görüşmesinde değerlendirilir ve fiyat bu görüşmede paylaşılır. Kullanılmayan modül için ödeme yapılmaz.

Site üzerinden tanıtım talebi iletilir. Talep alındıktan sonra ekibimiz iletişime geçer, işletmenin ihtiyacı değerlendirilir ve hesap operatör tarafından açılır. Site üzerinden doğrudan hesap oluşturulmaz. Hesap açılışında yazılım hizmeti sözleşmesi, KVKK aydınlatma metni ve gizlilik politikası onaylanır; ticari ileti izni bu onaylardan ayrıdır ve isteğe bağlıdır.

Deneme döneminde operasyon modülleri açık gelir; sistem işletmenin kendi gerçek verisiyle denenir. Faturalama modülü istisnadır: e-belge kesmek entegratör hesabı gerektirdiği için denemede otomatik açılmaz. Deneme sırasında girilen firmalar, reçeteler, stok kayıtları ve yemek kayıtları deneme verisi sayılmaz, aynı hesapla devam edilir.

Süre dolduğunda aboneliğe geçilmezse panel erişimi kısıtlanır. Sözleşme gereği yüklenen veriler bu noktadan sonra otuz gün daha saklanır; bu süre içinde abonelik başlatılmazsa silinir. Kapsam değişikliği veri silmez: kapatılan modülün yalnız ekranları gizlenir, kayıtlar yerinde kalır. Koşulların tamamı yazılım hizmeti sözleşmesinde yer alır.

Kurulum ekibimiz tarafından yapılır. Hesap açıldıktan sonra firma, depo, stok kalemi, reçete ve menü tanımları birlikte tamamlanır; bu zincir bittiğinde yemek kaydı, üretim ve maliyet akışı çalışır duruma gelir. Panelde sıralı bir başlangıç görev listesi bulunur ve her adımın yanındaki hızlı kurulum temel tanımları tek işlemde oluşturur. Örneğin depo adımı Ana Depo altına Soğuk Hava, Kuru Gıda ve Sebze & Meyve depolarını açar, sık kullanılan ürünleri ilgili depoya yerleştirir. Görevlerin tamamlanma durumu canlı veriden okunur.

Evet. Hesapta açık olan modüller zaman içinde genişletilebilir ya da daraltılabilir; kullanılmayan modül için ödeme yapılmaz. Bir modül kapatıldığında ekranları panelde görünmez, kayıtlar silinmez. Çok şubeli yapıya geçilmesi gerektiğinde MerkezKolay ürünündeki merkez paneli devreye alınır.

Hayır. Panelde yalnız hesapta açık olan modüller görünür, kapalı olanlar hiç listelenmez. Yalnızca yemek adedi ve ciro takibi yapan bir işletme ile stoktan HACCP kaydına kadar bütün süreci tek yerden yürüten bir işletme, aynı paneli farklı genişlikte kullanır.

Ek bir modüle ihtiyaç duyulduğunda talep iletilir; modül operatör ekibi tarafından hesaba tanımlanır. Modüller birbirine bağlıdır ve bağımlılıklar birlikte açılır: stok için depo, irsaliye için stok, puantaj için personel modülü gerekir.

Evet. Fiili yemek adetleri Excel benzeri haftalık bir cetvelde girilir; satırlarda firmalar ve öğünleri, sütunlarda haftanın günleri yer alır, hücreler arasında klavyeyle geçiş yapılır. Telefon ve tablette aynı ekran tek gün odaklı kart düzenine döner. Excel dosyasından toplu içe aktarma depo, stok kalemi, stok girişi, tedarikçi ve personel listeleri için kullanılır; yemek kayıtları cetvelden girilir.

Gerekmez. Hazır bir Türk mutfağı reçete kütüphanesi sunulur: çorba, et yemeği, sebze ve zeytinyağlı, pilav, tatlı ve salata gibi kategorilere ayrılmış reçeteler işaretlenerek sisteme alınır. Aktarım sırasında her malzeme işletmenin stok kalemleriyle eşleştirilir; aynı isim otomatik eşleşir, benzer isimler aday olarak önerilir, karşılığı bulunmayanlar seçilen depoda yeni kalem olarak açılır. Kütüphaneden gelen reçeteler bir kişilik kurulur; kişi sayısı ve gramajlar işletmenin kendi porsiyonuna göre düzenlenir.

Menü bir takvim ayına ya da seçilen günden başlayan yedi güne kurulur; takvimde gün gün reçete eklenir. Bir günün yemekleri başka güne kopyalanabilir, menü firmalara tek listeden toplu atanır. Malzeme gelmediğinde o günün yemeği değiştirilir: sebep ve kapsam seçilir, değişiklik yalnız ilgili güne işler, asıl menü bozulmaz. Malzeme ihtiyacı, aşçı föyü, etiket ve maliyet aynı anda yeni yemeğe göre güncellenir. Değişiklik geri alınabilir ve raporlarda iz bırakır.

Kısmen, ve bu bilinçli bir tercihtir. Öğüne bağlı sarf malzemeler (kap, kapak, kaşık) ve ekstra kalemler (yoğurt, su, ekmek) yemek kaydedildiği anda porsiyon adediyle çarpılarak otomatik stok çıkışına dönüşür. Menü reçetesindeki gıda malzemeleri ise kendiliğinden düşmez: Stok Çıkışı ekranında plandan aktarma yapılır, o günün porsiyonları reçetelere göre satır satır dolar, miktarlar kontrol edilip kaydedilir. Mutfakta fiilen çıkan miktar plandan sapabildiği için depo kaydının kullanıcı onayıyla kapanması tercih edilmiştir.

Evet. Aşçı föyü seçilen gün için öğün, menü, yemekler ve hangi firmadan kaç kişi olduğunu listeler. Reçeteli yemek listesi firma kırılımı olmadan tencere bazlı çalışır; yemek başına toplam porsiyon ve bu porsiyona ölçeklenmiş gramaj yer alır. Klasik maliyet ve gramaj föyü de üretilir, mutfağa fiyatsız sürüm verilebilir. Etiket şablonu milimetre cinsinden tanımlanır; termal rulo yazıcı ve A4 kesilmiş etiket kağıdı desteklenir, plandaki bütün firma ve küvet etiketleri tek yazdırmada alınır. Reçetede işaretli alerjenler ve porsiyon gramajı etikete otomatik basılır.

Uygulama mağazasından indirilen ayrı bir uygulama yoktur; sistem telefonun tarayıcısında çalışır. Bazı ekranlar doğrudan telefon için tasarlanmıştır: yemek girişi cetveli tek gün kart düzenine geçer, stok giriş ve çıkış satırları karta dönüşür, HACCP panosunda sıcaklık kutuları sayısal klavye açar. Teslimat ekranı ve personel yoklama sayfası da telefon için hazırlanmıştır. Üretim planı ve depo ihtiyaç tabloları geniş tablolardır; dar ekranda yatay kaydırmayla kullanılır, masaüstünde daha rahat çalışır.

İki ayrı rakam üretilir ve bunların karıştırılmaması önemlidir. Reçete malzeme ve gramajlarıyla tanımlanır; sistem malzeme fiyatından porsiyon (tabak) maliyetini ve menü toplamını çıkarır. Bu, planlama maliyetidir ve tahminidir; tabanı işletme tarafından seçilir, elde kalan partilerin ağırlıklı ortalaması ya da son alış fiyatı kullanılır. Gerçekleşen maliyet ise depodan çıkış işlendiğinde oluşur: çıkışta son kullanma tarihi en yakın parti tüketilir ve o partinin gerçek alış fiyatı hareketin içine yazılır. Bir günün yemeği kaydedildiğinde maliyeti o günün fiyatlarıyla sabitlenir, sonradan gelen zam geçmiş dönemin kârını değiştirmez. Fiyatı bilinmeyen malzeme sıfır sayılmaz; eksik tahmin uyarısı verilir.

Evet. Plana girilen porsiyon adetleri menü ve reçete zincirinden geçirilerek malzeme ihtiyacı listesine çevrilir; listede mevcut stok, fark ve yeterli, az ya da yetersiz durumu yer alır. Son kullanma tarihi geçmiş partiler mevcut stoktan düşülür, kullanılamaz mal üzerine plan yapılmaz. Liste hafta, tek gün, ay ya da seçilen tarih aralığı için alınır. Minimum stok eşiğinin altına düşen ürünler ayrıca tedarikçiye göre gruplanmış bir sipariş ihtiyaç listesinde toplanır. Bu liste tedarikçiye iletilmek üzere hazırlanır; sistem kendiliğinden sipariş geçmez.

Bu fark ayrı bir raporda izlenir. Reçeteye göre gitmesi gereken miktar ile depodan fiilen çıkan miktar malzeme bazında karşılaştırılır; yanında fire ve zayiat ile son kullanma tarihi nedeniyle imha edilen miktar gösterilir, sapma yüzdesi yüksek olan satırlar üstte sıralanır. Teorik ve gerçek tüketim aynı fiili birim fiyatla değerlendiği için görülen fark yalnız miktar sapmasıdır, fiyat dalgalanması hesaba karışmaz. Fire ve tarihi geçmiş ürün, normal tüketimle karışmaması için çıkışta ayrı işaretlenir ve kendi kayıp raporunda toplanır.

Firma bazlı kârlılık raporunda seçilen tarih aralığı için her firmanın öğün kırılımı, toplam porsiyon, gelir, menü maliyeti, maliyet KDV tutarı, sarf gideri, kâr ve marjı tek satırda görünür; KDV dahil ve hariç görünüm arasında geçiş yapılır. Menüsü atanmamış firmanın maliyeti hesaplanamayacağı için ilgili satır menü atanmamış olarak işaretlenir ve listeyi yanıltmaz. Bir menünün belirli kişi sayısında ne tutacağı da benzetim yoluyla hesaplanır, o menüyü alan firmaların satış fiyatıyla karşılaştırılır; kâr ve food cost yüzdesi yan yana raporlanır.

Evet. Fiyat ve maliyet sütunları ayrı bir yetkiye bağlıdır: aşçı reçeteyi ve gramajı görürken tutarları göremez, depo sorumlusu ihtiyaç listesini görür maliyeti görmez. Mutfak çıktısı bu nedenle iki sürüm halinde üretilir, fiyatsız gramaj föyü ve maliyetli föy. Dışa aktarma ayrı bir yetkidir; bir kullanıcının veriyi ekranda görüp Excel ya da PDF olarak indirmesi engellenebilir. Üretim planı ekranı da role göre ayrışır: adet giren kişi plan girişini, aşçı mutfak görünümünü, depo sorumlusu malzeme ihtiyacını görür.

Yetkiler buton seviyesine kadar tanımlanır; kimin neyi görebileceğine işletme karar verir. Kimlik numarası, IBAN, SGK numarası ve banka hesap bilgisi gibi hassas alanlar veritabanında şifreli tutulur, veri aktarımı SSL ile şifrelenir. İşletmeler arası ayrım bir sonraki başlıkta açıklanmıştır.

Hayır. Her kayıt veritabanında kendi işletme kimliğiyle etiketlenir ve sorgular uygulama seviyesinde bu kimliğe göre otomatik süzülür. Süzgeç tek tek ekranların ayarına bırakılmaz, varsayılan davranıştır; bir ekranda yazılması unutulsa bile kayıtlar başka işletmeye açılmaz. Adres çubuğundaki bir numaranın elle değiştirilerek başka işletmenin kaydına ulaşılması denemesi de aynı süzgece takılır.

Sistem KVKK ilkelerine uygun tasarlanmıştır ve erişim yetkilerle sınırlanır. KVKK aydınlatma metni, gizlilik politikası ve yazılım hizmeti sözleşmesindeki veri işleyen klozu sitede yayımlanmıştır. Verilen onaylar, saati ve onaylanan metnin sürümüyle birlikte kayda geçer. Ticari ileti izni bu onaylardan ayrıdır ve istenildiği zaman geri alınabilir. Sitedeki pazarlama pikselleri çerez onayı verilmeden çalışmaz.

Sistem bulut tabanlıdır ve tarayıcı üzerinden çalışır; çevrimdışı kullanım yoktur, bağlantı kesildiğinde panele erişilemez. Buna karşılık veri kullanıcının cihazında değil sunucuda tutulduğu için bilgisayar arızalansa ya da telefon kaybolsa kayıtlar yerinde kalır. Bağlantının zayıf olduğu mutfak ortamları için günlük çıktılar (aşçı föyü, gramaj föyü, malzeme ihtiyaç listesi ve etiketler) önceden alınıp yazdırılabilir.

Bütün verilerin elle girilmesi gerekmez. Depo, stok kalemi, stok girişi, tedarikçi ve personel listeleri Excel dosyasından toplu yüklenir: şablon indirilir, doldurulur ve sisteme aktarılır. Satırlar geçerli, eşleştirilecek ve hatalı olarak ayrılır, yanlış yazılmış bir depo adı için öneri sunulur, listede bulunmayan ürün depo ve birim seçilerek yerinde açılır. Reçete ve menü için içe aktarıcı yoktur; bunlar hazır kütüphaneden alınır ya da elle kurulur. Geçmiş yemek kayıtlarının taşınması zorunlu değildir, bir ay başından temiz başlanabilir.

Yazılım hizmeti sözleşmesinde taahhüt edildiği gibi sunucu tarafında periyodik yedekleme yapılır. Bunun yanında işletme kendi kopyasını istediği zaman alabilir: stok durumu, cari hesaplar, mutabakat ekstresi, kârlılık ve HACCP denetim dosyası gibi çıktılar Excel ya da PDF olarak indirilir.

Evet. Personel, izin, avans, maaş, kasa, irsaliye, menü, reçete ve HACCP kayıtları gibi önemli kayıt türlerinde kimin ne zaman neyi oluşturduğu, değiştirdiği ya da sildiği otomatik tutulur. Ekran yalnız işletme sahibine açıktır ve yalnız kendi işletmesinin kayıtlarını gösterir. Kimlik numarası, IBAN, SGK numarası, maaş ve iletişim bilgileri bu kayda yazılmaz; kayıtlar 90 gün sonra otomatik temizlenir. Rol değiştirme gibi yetki işlemleri de kimin kime hangi rolü verdiği bilgisiyle kaydedilir.

Abonelik istenildiği zaman iptal edilebilir; hesap, ücreti ödenmiş olan aylık dönemin sonuna kadar açık kalır. Sözleşme sona erdiğinde verilerin indirilebilmesi için 30 günlük bir süre tanınır; bu sürede reçete ve cari veriler dışa aktarılır. Süre sonunda, yasal saklama yükümlülükleri saklı kalmak üzere veriler imha edilir. Şartların tamamı yazılım hizmeti sözleşmesinde yer alır.

Kullanıcı sayısı hesabın kapsamına göre belirlenir ve tanıtım görüşmesinde netleştirilir. Her kullanıcıya rol ve özel yetki atanır. On hazır rol sunulur: patron, muhasebe, İK, satış, satın alma, depo sorumlusu, aşçı, diyetisyen, şoför ve saha personeli. Yetkiler modül bazında görüntüleme, ekleme, düzenleme ve silme olarak ayarlanır. Giriş hesabı personel kartından tek pencerede açılır; kullanıcı adı önerilir, rol departmandan gelir, parola girilmezse üretilip ekranda gösterilir.

Evet, faturalama modülü açıldığında. Bu modül deneme döneminde otomatik açılmaz, çünkü e-belge kesmek için entegratör hesabı gerekir. Sistemde İşNet, Paraşüt ve QNB eSolutions sağlayıcıları tanımlıdır; entegratör bilgileri panele girilir. Faturanın sıfırdan yazılması gerekmez: dönem seçilip toplu taslak üretildiğinde o ay tüketimi olan firmalar öğün adedi ve anlaşmalı fiyatla kalem kalem dolu gelir, daha önce faturalanmış günler tekrar eklenmez.

Evet. Gelen fatura kalem kalem işlenir; her satır için stok, gider ya da atla seçeneği belirlenir. Stok seçildiğinde hangi kaleme ve hangi çarpanla gireceği tanımlanır; koli olarak gelen ürünün kiloya çevrilmesi bu şekilde yapılır. Verilen karar ilgili tedarikçi ve ürün adı için hatırlanır, bir daha sorulmaz. Kayıt tamamlandığında irsaliye, tedarikçi cari borcu ve stok girişleri birlikte oluşur; aynı fatura ikinci kez aktarılamaz. Faturalar listesindeki hızlı içeri aktarma ise faturayı tek satır halinde yalnız cari borç olarak yazar, KDV ayrıştırmaz ve stok girişi oluşturmaz.

İki ayrı yol vardır. Bağımsız çalışan işletmeler tek sahip altında ayrı hesaplar olarak tutulabilir; her biri kendi verisiyle ayrı çalışır. Zincir ve çok şubeli yapılar için MerkezKolay ürünündeki merkez paneli kullanılır: merkez şubeleri açar, şube sorumlusunun giriş bilgisini belirler, istediği alanları kilitleyerek şubenin değiştirmesini engeller ve listeden ilgili şubenin paneline geçer. Şubeler tek tabloda karşılaştırılır; ciro, maliyet, kâr, marj, stok değeri, fire, kasa, tedarikçi borcu ve personel yükü yan yana raporlanır. Referans şubenin menü ve reçeteleri diğer şubelere dağıtılarak üretim standardı korunur. Merkezdeki rapor ekranları yalnız görüntüleme içindir; bir kaydın düzeltilmesi için ilgili şubenin paneline geçilir.

Evet. İşletmeye özel bir yoklama bağlantısı personelle paylaşılır; personel bağlantıyı kendi telefonunda açar, altı haneli kişisel kodunu bir kez girer ve cihaz o kişiye tanımlanır. Giriş ve çıkış basıldığında konum sunucuda doğrulanır; iş yeri çevresinin dışındaysa kayıt alınmaz ve uzaklık bilgisi yazılır. Yönetici tarafında o gün kimin içeride olduğu, kimin çıktığı ve kimin gelmediği anlık görünür. Vardiyası tanımlı personelde günlük puantaj bu kayıtlardan türetilir: mola düşülür, geç kalma toleransı uygulanır, beklenen sürenin üstü fazla mesai olarak yazılır. Vardiyası olmayan personelin puantajı elle girilir. Parmak izi, yüz tanıma ve turnike cihazı desteği yoktur.

Tarih aralığı seçilerek tek dosya alınır: HACCP planı, ölçümlü izleme kayıtları, kontrol listeleri, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet tablosu, doğrulama kayıtları ve şahit numuneler altı bölüm halinde PDF ya da Excel olarak basılır. Pano boş bir hesapta tek işlemde kurulabilir; toplu yemek için hazırlanmış tehlike analizi planı ve kontrol noktaları yüklenir, ardından işletmeye göre düzenlenir. Sıcaklık kutuya yazıldığı anda kritik limite göre uygun ya da uygunsuz kararı verilir; uygunsuz sonuçta düzeltici faaliyet penceresi otomatik açılır. Ölçümler elle girilir, sensör bağlantısı yoktur. Hazır plan bir şablondur ve işletmenin kendi tehlike analizinin yerine geçmez; sistem kayıt tutar, belge veya sertifika vermez.

İletişim sayfasından e-posta ya da WhatsApp ile ulaşılabilir; talepler genellikle aynı gün içinde yanıtlanır. Ekran ekran anlatan bir kullanım dokümantasyonu da bulunur; panelden ve siteden dokümantasyon bağlantısıyla açılır.