Porsiyon maliyeti hesaplama

Aynı ekranda üç ayrı maliyet görürsünüz, üçü de doğrudur

Rapor ile reçete neden aynı rakamı vermiyor? Çünkü farklı soruların cevabıdırlar. Sistem bunları bilerek ayırır; karıştırıldığında ortaya olmayan bir kâr çıkar.

Üçünün farklı olması hata değil, tasarımdır: teorik ile gerçekleşen arasındaki açık, mutfakta reçeteden sapıldığını gösterir.

Bir tabak kaça mal oluyor?

Reçeteye malzemeleri, gramajları ve kaç kişilik olduğunu girersiniz; toplam kişi sayısına bölünüp kişi başı tutar çıkar. Bu rakam yukarıdaki üçlüden birincisidir, yani tahmindir: teklif verirken güvenilir, ay sonu hesabı için değil.

Asıl işi gören iki ayrıntı var. Birincisi, kişi başı maliyet reçete listesinde ayrı bir sütun olarak durur; hangi yemeğin pahalı olduğunu tek tek açmadan, liste ekranından görürsünüz. İkincisi, maliyet penceresindeki kişi sayısını çevirdiğiniz anda miktarlar ve tutarlar ölçeklenir, sayfa yenilenmez: kişi başı sabit kalır, toplam anlık büyür. Yüz kişilik teklifin beş yüz kişilik karşılığını görmek için reçeteyi kopyalamanız gerekmez.

KDV her malzemenin kendi oranından hesaplanır; tavuk ile temizlik malzemesi aynı çarpana tabi tutulmaz. Alış kaydı hiç olmayan malzemenin satırı boş kalır ve pencerede uyarı çıkar. Eksik verinin en zararlı hâli, olduğundan ucuz görünen bir tabak maliyetidir; sistem bunu sıfır sayıp gizlemez. Menü tarafında da aynı soruyu sorabilirsiniz: seçtiğiniz kişi sayısı ve gün aralığı için menünün toplam ve kişi başı maliyeti çıkar.

Hangi firmadan kazanıyorum?

Kârlılık raporu seçtiğiniz tarih aralığında her firmayı tek satıra indirir ve kârı marjıyla birlikte yazar. Buradaki asıl mesele hesabın nasıl kurulduğu: her firma kendi menüsünün maliyetini alır. A firması bir menüyü, B firması başkasını yiyorsa depodan çıkan toplam alınıp firmalara bölüştürülmez — her öğün, o öğüne atanmış menünün o günkü reçetelerinden hesaplanır. Kumanya gibi standart dışı öğünler de aynı zincirden geçer. KDV dahil ve hariç görünüm arasında geçilir.

Menü ekranındaki maliyet raporu soruyu ters yönden sorar: bu menüyü yiyen firmaların satış fiyatını maliyetin yanına koyar, food cost yüzdesini ve marjı çıkarır. Kâr eksiyse satır zarar olarak işaretlenir. Yüzde eşikleri ekranda sabittir; kendi food cost hedefinizi tanımlayabileceğiniz ya da aşıldığında uyaracak bir alarm yoktur.

Sarf ayrı bir sütunda durur ve kârdan düşülür: kap, kapak, kaşık, ekmek, yoğurt gibi kalemler yemek kaydıyla birlikte porsiyon adedine göre stoktan iner. Kendi ürettiğiniz ekstranın reçetesi de kişi başına ölçeklenir. Menü atamadığınız firma sıfır maliyetle kâr üretmiş gibi görünmez; satır işaretlenir ve raporun üstünde kaç firmanın menüsüz olduğu yazar.

Malzemeye zam gelirse geçmiş ayın kârı değişir mi?

Değişmez. Geçen ayın kaydı kaydedilirken maliyeti o günün fiyatlarıyla mühürlendi; et fiyatı bu hafta yükselse bile geçmiş ayın tablosu aynı kalır. Eski bir kaydı bugün açıp tekrar kaydetseniz de sonuç değişmez.

Zammı geriye dönük değil, geldiği anda öğrenirsiniz. Bir alım kaydettiğinizde o malzemeleri kullanan reçetelerin kişi başı maliyeti girişten önceki hâliyle karşılaştırılır; belirgin biçimde artanlar (varsayılan olarak yüzde onun üzeri) tek bir özet bildirime toplanır ve panel içinde patron ile muhasebe rolündekilere düşer. İlk alışta oransal artış anlamsız olduğu için o kalem atlanır. Kimin bildirim alacağı kişi bazında değiştirilebilir.

Bu bildirim panel içindedir; ayrıca e-posta ya da SMS gönderilmez.

Reçeteye göre olması gereken ile depodan çıkan

İsraf takibinin cevabı burada. Maliyet farkı raporu malzeme malzeme şunu yazar: reçeteye göre bu kadar gitmeliydi, depodan bu kadar çıktı, fark bu, sapma yüzde bu. İki yüz porsiyon için kırk kilo pirinç gerekirken elli iki kilo çıktığını buradan görürsünüz. Liste, fark maliyeti en büyük kalemden başlar; fazla kullanım da eksik kullanım da üste çıkar, çünkü sıralama farkın yönüne değil büyüklüğüne bakar.

Teorik ve gerçek miktar aynı birim fiyatla değerlenir; gördüğünüz fark zamdan değil, fazla ya da eksik kullanımdan doğar. Rapor malzeme bazlıdır, hangi firmada israf olduğunu göstermez. Sarf malzemeleri reçeteye bağlı olmadığı için dışarıda tutulur.

Bozulan, tarihi geçtiği için imha edilen ve sayımda eksik çıkan mal ayrı bir kayıp kaleminde toplanır. Depolar arası transfer hiçbir gider kalemine girmez, çünkü mal hâlâ sizdedir.

Depo çıkışlarını her gün işlemezsem ne olur?

Dürüst cevap: gerçekleşen maliyet oluşmaz. Teorik hesap çalışmaya devam eder ama depodan bir şey düşülmediği için gerçek tüketim sıfıra yakın kalır. Sistem bu durumda gerçekleşen marjı hiç göstermez, yerine uyarı basar: maliyet menü reçetesine göre gösteriliyor, stok tüketimi eksik. Aksi hâlde ekranda olmayan bir marj belirirdi.

Çıkışı işlediğinizde ise fiyat sizden sorulmaz. Aynı malzemeyi farklı fiyatlardan aldıysanız hangi partinin tükendiği tahmine bırakılmaz; çıkış bir partiyi aşarsa kalanı sonrakinden fiyatlanır. Ekranda parti seçmeniz yalnız bir rehberdir, hesap arkada zaten doğru kurulur. Kayıtlı stok yetmiyorsa eksik kısım son alış fiyatıyla tamamlanır; sayımda bulunan ya da transferle gelen fiyatsız kalem ise sırayı kaydırır ama ortalamayı sahte biçimde aşağı çekmez.

Bu ay bana gerçekten neye mal oldu?

Gerçek gider raporu gün gün ya da aylık tek tablo verir: ciro, malzeme, kayıp, personel, sabit gider ve diğer (banka komisyonu, kredi taksiti, çek ödemesi); sonunda toplam gider, kâr, marj ve kişi başı maliyet. Kârlılık sekmesinin cevaplamadığı soru burada cevaplanır, çünkü maaş ve kira gibi firmaya bölüştürülmeyen kalemler bu tabloda işletme geneli olarak durur.

İki ayrıntı rakamı ciddiye alınır kılar. Birincisi gider, paranın çıktığı güne değil ait olduğu döneme yazılır: malzeme tüketildiği güne, maaş hak edildiği aya. İkincisi tedarikçi ödemesi ile personel avansı bilerek dışarıda bırakılır; o para zaten malzeme ve maaş olarak sayılıyor, ikisi birden sayılsa gideriniz iki katı görünürdü. Aylık kalemler güne porsiyonla orantılı dağıtılır, yani beş yüz kişilik gün elli kişilik günden daha çok kira payı taşır.

Ay sonu envanterinin nakdi değeri

Sayım ay sonunda yapılır, mali kapanış da o tarihe göredir. Stok değerleme raporu seçtiğiniz aralığın bitiş tarihine göre çalışır: her kalemin o gündeki miktarı ve o günün fiyatı üzerinden envanterin değerini verir. Ekran hangi tarihe baktığınızı yazar ve depo bazlı süzülür.

Planlama maliyetinin tabanını da bu ekrandaki iki düğmeyle seçersiniz. Kalan stok ortalaması, elinizde fiilen duran partilerin ağırlıklı ortalamasıdır; yıllar önce tükenmiş ucuz partiler onu aşağı çekmez. Son alış ise yenileme maliyetidir: yarın aynı yemeği yapsam kaça mal olur. Seçtiğiniz taban tüm maliyet ekranlarına geçer.

Aşçı ve depocu tutarları görmesin

Maliyet görüntüleme ayrı bir yetkidir. Kapalıysa kişi reçeteyi ve gramajı görür ama tutarları göremez: maliyet penceresi, menü maliyet raporu, kârlılık sütunları ve fiyatlı föy ona kapalıdır.

Bu ayrım kâğıda da geçer: üretim planından çıkan saha föyünün fiyatsız ve fiyatlı iki sürümü vardır, fiyatlı olan ayrıca maliyet yetkisi ister. Yetki yalnız ekranı değil dışa aktarmayı da kapsar, yani ekranda gizlenen sütun indirilen Excel ya da PDF dosyasında da yoktur. Aynı işletmede aşçının eline gramaj listesi, muhasebenin eline tutarlı cetvel gider.

Maliyet sekmeleri modüllere bağlıdır: kârlılık yemek kaydını, gerçek gider kasayı, malzeme ve israf raporları stoğu, maliyet farkı raporu üretimi ister. Kapalı modülün sekmesi panelde listelenmez.