Demo ekranı her yazılımda iyi görünür. Menü renkli, grafikler düzgün, rakamlar yerli yerinde durur. Fark, yazılımın sizin mutfağınızın gerçek sorularıyla karşılaştığı ilk haftada çıkar: alış fiyatı değiştiğinde tabak maliyeti ne oluyor, depo sayımı neden tutmuyor, denetim sabahı kayıtlar nerede?
Bu yazı, catering, tabldot ve toplu yemek işletmelerinin bir catering yazılımı seçerken demoda sorması gereken on soruyu topluyor. Her sorunun altında neden önemli olduğunu ve cevabın demoda nasıl sınanacağını bulacaksınız. Amaç belirli bir ürünü övmek değil; hangi yazılımı değerlendiriyor olursanız olun, satış sunumunun ötesine geçmenizi sağlamak.
Önce kendi ihtiyacınızı netleştirin
Aynı "catering yazılımı" başlığı altında birbirinden çok farklı işletmeler arama yapar. Firmalara günlük öğün gönderen bir catering şirketinin derdi firma bazında fiyat, öğün adedi ve aylık faturadır. Kendi yemekhanesini işleten bir fabrika ya da hastane için satış yoktur; mesele kişi başı maliyet ve bütçedir. Düğün ve etkinlik yapan bir organizasyon şirketi iş bazında düşünür. Birden çok şubesi olan bir grup ise şubeleri tek ekranda karşılaştırmak ister.
Demoya girmeden önce üç şeyi yazın: günde kaç öğün çıkıyor, kaç müşteri ya da kaç lokasyon var, bugün en çok zaman alan iş hangisi. Aşağıdaki soruları bu listeye göre önceliklendirin.
1. Porsiyon maliyeti nasıl hesaplanıyor, fiyat değişince güncelleniyor mu?
Toplu yemek işinde ciro bellidir, kâr çoğu zaman belli değildir. Bir tabak yemeğin kaça mal olduğunu bilmeyen işletme, teklif verirken de zarar eden müşteriyi fark ederken de geç kalır.
Burada iki şey sorulmalı. Birincisi, reçetedeki malzemelerin maliyeti alış fiyatlarından otomatik mi geliyor, yoksa birinin elle fiyat girmesi mi gerekiyor? İkincisi, yazılım tek bir maliyet rakamı mı gösteriyor, yoksa tahmini maliyet ile gerçekleşen maliyeti ayırıyor mu? Reçeteden hesaplanan maliyet teklif için yeterlidir; ama mutfak o gün 8 kilo yerine 9 kilo mercimek kullandıysa gerçek maliyet farklıdır. İkisini ayırmayan bir sistem, olmayan bir kârı gösterebilir.
Demoda sınayın: Bir reçeteye malzeme girdirin, sonra o malzemenin alış fiyatını değiştirin. Porsiyon maliyeti kendiliğinden değişiyor mu? Hesaplama yöntemi için porsiyon maliyeti hesaplama sayfasındaki örneğe bakabilirsiniz.
2. Stok reçeteden mi düşüyor, düşümü kim onaylıyor?
Depo sayımının kâğıttaki rakamı tutmaması sektörün en yaygın şikâyetidir. Sebebi çoğunlukla iki uçtan biridir: ya çıkışlar hiç kaydedilmez, ya da yazılım her plan değişikliğinde stoğu kendiliğinden düşer ve gerçekte çıkmayan malzeme çıkmış görünür.
Sorulacaklar: Stok çıkışı plandan otomatik mi yapılıyor, yoksa depo sorumlusunun onayıyla mı? Son kullanma tarihi yakın olan parti önce çıkıyor mu? Sayım farkı ayrı bir kayıt olarak tutuluyor mu, yoksa sessizce düzeltiliyor mu?
Demoda sınayın: Bir malzemeyi iki farklı tarihte, iki farklı fiyattan girdirin, sonra çıkış yaptırın. Hangi partinin çıktığını ve çıkışın hangi fiyattan maliyete yazıldığını ekranda gösterebiliyorlar mı?
3. Menüden günlük üretim listesi ve malzeme ihtiyacı çıkıyor mu?
Mutfakta sabah sorulan soru hep aynıdır: bugün hangi yemekten kaç porsiyon çıkacak, depodan ne alınacak? Bu cevap her gün elle hesaplanıyorsa hata ve zaman kaybı kaçınılmazdır.
İyi bir yazılım haftalık menüyü reçetelere bağlar, günün öğün adetleriyle birleştirir ve aşçıya üretim föyünü, depoya malzeme ihtiyaç listesini verir. Firmaya göre farklı menü ya da farklı öğün türü varsa bunun da tek ekranda görülebilmesi gerekir.
Demoda sınayın: Bir haftalık menü kurdurun, iki firmaya farklı adet girdirin ve ertesi günün malzeme listesini aldırın. Ayrıntı için yemek üretim programı sayfasına bakabilirsiniz.
4. Hangi müşterinin kazandırdığı görülebiliyor mu?
Catering şirketlerinde en pahalı hata, zarar ettiren müşteriyi aylarca fark etmemektir. Bunun için öğün adedi, öğün fiyatı ve o güne ait menü maliyeti aynı yerde birleşmelidir.
Sorulacaklar: Firma bazında kârlılık raporu var mı? Geçmiş bir günün maliyeti, sonradan değişen alış fiyatlarıyla yeniden hesaplanıp raporu kaydırıyor mu, yoksa o günün rakamı sabit mi kalıyor? Geçmiş günler yeni fiyatlarla yeniden hesaplanıyorsa geçen ayın kârlılık raporu her ay değişir ve güvenilmez hâle gelir.
5. HACCP kayıtları günlük tutulabiliyor ve denetim dosyası alınabiliyor mu?
Gıda güvenliğinde zor olan planı hazırlamak değil, planın her gün karşılığının oluşmasıdır: soğuk oda sıcaklığının yazılması, sapmada yapılan işlemin kaydı, şahit numunenin tutulması, kalibrasyon tarihinin kaçırılmaması.
Burada dürüst cevap almak önemli. Bir yazılım HACCP belgesi ya da sertifikası vermez; yalnızca kayıtların düzenli birikmesini sağlar. Sorulması gerekenler şunlar: Ölçümler elle mi giriliyor, sensörden mi geliyor? Kritik sınır aşıldığında ne oluyor, bir uyarı çıkıyor mu? Tarih aralığı seçilip denetimde istenen kayıtlar tek dosya olarak alınabiliyor mu?
Demoda sınayın: Bir sıcaklık ölçümünü bilerek sınır dışında girdirin ve düzeltici faaliyetin nasıl kaydedildiğini, sonra bunun denetim dosyasında nasıl göründüğünü isteyin. Konunun ayrıntısı için HACCP takip yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.
6. e-Fatura ve e-Arşiv hangi entegratörle çalışıyor?
Faturayı yazılımdan kesmek, ay sonunda öğün adetlerini başka bir programa elle taşımaktan kurtarır. Ancak bunun için yazılımın sizin kullandığınız ya da kullanacağınız entegratörle bağlantısı olmalıdır.
Sorulacaklar: Hangi entegratörler destekleniyor? Ay sonunda, o ay tüketimi olan firmalar için öğün adedi ve anlaşmalı fiyattan toplu fatura taslağı hazırlanabiliyor mu? Kesilen fatura müşterinin cari hesabına kendiliğinden işleniyor mu?
7. Kim neyi görecek?
Mutfakta herkesin her rakamı görmesi istenmez. Aşçının reçeteyi ve gramajı görmesi gerekir, maliyeti görmesi gerekmez. Depo sorumlusu ihtiyaç listesini görür, kârlılık raporunu görmez.
Sorulacaklar: Fiyat ve maliyet bilgisi ayrı bir yetkiyle gizlenebiliyor mu? Bir kullanıcının veriyi ekranda görüp Excel ya da PDF olarak indirmesi engellenebiliyor mu? Kimin hangi kaydı değiştirdiği izlenebiliyor mu?
8. Sahada ve telefonda nasıl kullanılıyor?
Öğün adetleri çoğu zaman masa başında değil sahada belli olur. Yazılımın telefonda kullanılabilir olması bu yüzden önemlidir. Ama burada da net cevap isteyin: ayrı bir mobil uygulama mı var, tarayıcıdan mı çalışıyor? İnternet kesildiğinde ne oluyor? Bulut tabanlı sistemlerin çoğu bağlantı olmadan çalışmaz; bunu baştan bilmek, mutfakta yedek bir düzen kurmanızı sağlar.
9. Veriler kimin? Yedek, dışa aktarım ve sözleşme bitişi
Yıllarca girilen reçeteler, cari hesaplar ve kayıtlar işletmenin malıdır. Seçim yapmadan önce şunları öğrenin: Sunucu tarafında yedek alınıyor mu? Stok, cari, kârlılık ve denetim dosyası gibi kayıtları istediğiniz zaman Excel ya da PDF olarak indirebiliyor musunuz? Abonelik ya da deneme süresi bittiğinde verileriniz ne kadar süre saklanıyor, sonra ne oluyor? Bu sorunun cevabı sözleşmede yazılı olmalıdır.
10. Kurulum, veri aktarımı ve destek nasıl işliyor?
Yazılımın değeri, ilk ay içine veri girilebildiği ölçüdedir. Yüzlerce stok kalemi ve reçete tek tek girilecekse proje ilk haftada yavaşlar.
Sorulacaklar: Stok kalemleri, tedarikçiler ve personel listesi Excel'den toplu aktarılabiliyor mu? Hazır reçete kütüphanesi var mı? Kurulumu kim yapıyor, eğitim veriliyor mu? Soru çıktığında kime, hangi kanaldan ulaşılıyor?
Demo için kısa kontrol listesi
| Soru | Demoda isteyin |
|---|---|
| Maliyet güncel mi? | Alış fiyatını değiştirip porsiyon maliyetinin değiştiğini görün |
| Stok doğru mu? | İki farklı fiyattan giriş yapıp çıkışın hangi partiden düştüğünü görün |
| Üretim listesi | Haftalık menüden ertesi günün malzeme ihtiyacını aldırın |
| Müşteri kârlılığı | Firma bazında kârlılık raporunu bir ay için açtırın |
| HACCP | Sınır dışı bir ölçüm girip denetim dosyasında görün |
| e-Fatura | Toplu fatura taslağını ve cariye işlenişini görün |
| Yetki | Aşçı kullanıcısıyla girip maliyetin gizlendiğini görün |
| Veri | Hangi kayıtların indirilebildiğini ve sözleşme bitişini sorun |
CateringKolay bu sorulara nasıl cevap veriyor?
Kendi ürünümüz için kısa ve açık cevaplar:
- Maliyet: Reçete maliyeti alış kayıtlarından hesaplanır ve fiyat değişince güncellenir. Tahmini maliyet, yemek kaydı anında o günün fiyatıyla mühürlenen maliyet ve depodan çıkan malzemenin gerçekleşen maliyeti ayrı ayrı gösterilir.
- Stok: Son kullanma tarihi girilen partiler, tarihi en yakın olandan başlayarak çıkar. Reçete malzemesi plandan kendiliğinden düşmez; günün ihtiyacı taslak olarak gelir ve depo sorumlusunun onayıyla kaydedilir.
- HACCP: Kayıtlar günü gününe birikir; tarih aralığı seçilerek denetim dosyası tek seferde indirilir. Sistem belge ya da sertifika vermez, sensörden otomatik veri almaz; ölçümler elle girilir.
- e-Fatura: İşNet, Paraşüt ve QNB eSolutions entegratörleri tanımlıdır; dönem seçilerek toplu fatura taslağı üretilir.
- Yetki: Fiyat ve maliyet görme ile Excel ve PDF'e aktarma ayrı yetkilerdir.
- Kullanım: Sistem bulut tabanlıdır, tarayıcıdan çalışır; ayrı bir mobil uygulama ve çevrimdışı kullanım yoktur.
Modüllerin tamamı için modül haritasına, sık sorulan sorular için SSS sayfasına bakabilirsiniz.
Son söz
İyi bir catering yazılımını seçmenin yolu daha çok özellik saymaktan değil, kendi mutfağınızın en zor gününü demoda yeniden yaşatmaktan geçer. Yukarıdaki on soruyu yanınıza alın, cevapları ekranda gösterilmesini isteyin; sözle verilen cevaplar sahada çoğu zaman aynı çıkmaz.